Manajemen Umum *Softskill Tugas 4*

1. Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan. Pentingnya Motivasi sebenarnya seberapa penting sih motivasi untuk kelangsungan hidup, bisnis, cita-cita. Dan bahkan banyak orang yang mau membayar jutaan untuk mengikuti seminar motivasi.
Setiap orang butuh sebuah suntikan mental dan energy dari dalam agar bisa bertahan di dalam menjalani proses hidup yang banyak tikungan dan jurang kegagalan tapi jangan menyerah karena hidup memberikan yang kita inginkan apapun itu jika kita percaya dan berusaha.

(http://ariefarlandh.wordpress.com/2011/12/16/tugas-manajemen-umum-4-2/)

Motivasi adalah  keadaan  dalam  pribadi  seseorang yang  mendorong  keinginan  individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi  merupakan  hal yang  dapat  disimpulkan adanya karena sesuatu perilaku yang tampak.

Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beda. Dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda .

( http://tiar-note.blogspot.com/2011/03/dinamikajenis-dan-sumberstrategi.html )

Pentingnya Motivasi

Dalam kehidupan sehari-hari yang penuh dengan kegiatan perlu adanya motivasi agar kegiatan itu berjalan dengan lancar sesuai keinginan dan mendapatkan hasil yang maksimal. Motivasi merupakan dorongan untuk melakukan sesuatu. Dengan adanya motivasi kinerja kegiatan akan terlihat apakah kita bekerja maksimal atau tidak dan tentunya akan berdampak hasil yang didapat. Banyak sekali faktor-faktor yang membuat kita menjadi malas dalam melakukan sesuatu. Misalnya dalam melakukan pekerjaan kita mendapat upah kecil, sedangkan usaha yang kita berikan kepada perusahaan sangat besar sehingga membuat kita tidak semangat lagi untuk bekerja di perusahaan itu. Kegagalan yang kita dapatkan saat nilai ujian kita jauh dari hasil yang ingin kita capai, membuat mahasiswa itu tidak bersemangat lagi dalam menjalani perkuliahan .

(http://sahri-rahman.blogspot.com/2011/12/pentingnya-motivasi.html)

 

Pandangan Motivasi dalam organisasi

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang selanjutnya akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Model Tradisional

Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan intensif untuk memacu para pekerjaan agar memberikan produktivitas yang tinggi.

Model Hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menentukan bahwa kontrak-kontrak soisal karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan social dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Model Sumber Daya Manusia

McGregor Maslow. Argyris dan Lkert mengkritik model hubungan manusaiwi bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

(http://nanarara91.blogspot.com/2010/11/tugas-bab9-manajemen-umum.html)

Teori – Teori Motivasi

Teori Hierarki Kebutuhan, menurut maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:

– faali (fisiologis)

– Keamanan, keselamatan dan perlindungan

– Sosial, kasih saying, rasa dimiliki

– Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi

– Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.

Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.

• Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.

• Teori Motivasi – Higiene, dikemukakan oleh psikolog Frederick Herzberg, yang mengembangkan teori kepuasan yang disebut teori dua faktor tentang motivasi. Dua factor itu dinamakan factor yang membuat orang merasa tidak puas atau factor-faktor motvator iklim baik atau ekstrinsik-intrinsik tergantung dari orang yang membahas teori tersebut. Faktor-faktor dari rangkaian ini disebut pemuas atau motivator yang meliputi:

– prestasi (achievement)

– Pengakuan (recognition)

– Tanggung Jawab (responsibility)

– Kemajuan (advancement)

– Pkerjaan itu sendiri ( the work itself)

– Kemungkinan berkembang (the possibility of growth)

• Teori kebutuhan McClelland, teori ini memfokuskan pada tiga kebutuhan:

– prestasi (achievement)

– Kekuasaan (power)

– Afiliasi (pertalian)

• Teori Harapan – Victor Vroom, teori ini beragumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut. Teori pengharapan mengatakan seorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya akan menghantar kesuatu penilaian kinerja yang baik, suatu penilaian yang baik akan mendorong ganjaran-ganjaran organisasional, seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi dan ganjaran itu akan memuaskan tujuan pribadi karyawan tersebut.

• Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi

• Reinforcement theory, Teori ini tidak menggunakan konsep suatu motive atau proses motivasi. Sebaliknya teori ini menjelaskan bagaimana konsekuensi perilaku dimasa yang lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan dating dalam proses pembelajaran.

(http://ariefarlandh.wordpress.com/2011/12/16/tugas-manajemen-umum-4-2/)

Teori-teori Isi

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1. Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :

- Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)

- Kebutuhan harga diri (esteem needs)

-Kebutuhan sosial (social needs)

-Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)

-Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2. Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.

Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :

-Pekerjaan yang kreatif dan menantang

-Prestasi

- Penghargaan

-Tanggungjawab

- Kemungkinan meningkat

- Kemajuan

2 . Teori – Teori Proses

Teori – Teori Proses

Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :

Teori Pengharapan (Expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

- Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.

- Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.

 Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

-Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :

- Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.

 Menilai balas jasa dari hasil usahanya.

Pembentukan Perilaku (Operant conditioning)

Teori ini dikemukakan oleh B.F. Skinner yang didasarkan pada hukum pengaruh (Law of Effect), bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung diulang, sedang perilaku yang diikuti konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.

Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer untuk mengubah perilaku bawahan, antara lain :

1. Penguatan positif, bisa primer maupun sekunder.

2. Penguatan negatif, individu akan mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan menghindarinya di masa mendatang.

3. Pemadaman, dilakukan dengan peniadaan penguatan.

4. Hukuman, manajer mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.

 Teori Porterm Lawyer

Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan ke usaha dimasa yang akan datang. Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup :

1. Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.

2. Penentuan prestasi yang diinginkan.

3. Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.

4. Hubungan penghargaan dengan prestasi.

5. Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan.

6. Penentuan penghargaan yang mencukupi.

Implikasi bagi organisasi adalah :

1. Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku.

2. Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsik.

3. Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi.

Teori Keadilan

Orang akan selalu membandingkan antara masukan dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Keyakinan tentang adanya ketidakadilan akan berpengaruh pada perilaku pelaksana kegiatan. Faktor kunci bagi manajer yaitu mengetahui apakah ketidakadilan dirasakan, bukan apakah ketidakadilan secara nyata ada. Teori keadilan ini memberikan implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.

( http://adiwardana.blogspot.com)

3.Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi .

Hal ini mengandung unsur-unsur :

1) sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti .

2) sebagai sarana pengendalian informasi .

3) sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

(http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-komunikasi.html)

Proses Komunikasi

Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

(http://abbymaulanaputra911.blogspot.com/2011/11/komunikasi-manajemen-umum.html)

Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar4 komunikasi, yaitu vertical, lateral dam diagonal.

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi keatas atau ke bawah dalam rantai komando.

Komunikasi Lateral atau Horizontal meliputi aliran kerja organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.

Komunikasi Diagonal adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

 

Peranan Komunikasi Informal

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.  Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.  Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah

kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi

tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

(http://zayyana-yananana.blogspot.com/2011/12/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi.html#!/2011/12/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi.html)

Hambatan Terhadap Komunikasi Yang Efektif

Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedangkan bawahan menhadiri situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

(http://abbymaulanaputra911.blogspot.com/2011/11/komunikasi-manajemen-umum.h.tml)

4. Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Efektivitas Komunikasi Antar Pribadi dalam Meningkatkan Prestasi Belajar Siswa

Komunikasi antar pribadi merupakan salah satu bentuk komunikasi manusia yang dianggap paling efektif dibandingkan dengan bentuk komunikasi antar manusia lainnya. Keistimewaan komunikasi antar pribadi melalui tatap muka terletak pada efek umpan balik, aksi dan reaksi langsung dapat terlihat antara komunikator dan komunikan baik secara verbal maupun non verbal.

Secara umum penerapan komunikasi antar pribadi siswa dan guru yang efektif terlihat dari komunikasi antar pribadi guru dan siswa dalam menentukan percakapan dan memiliki umpan balik yang langsung.Perhatian yang diberikan oleh guru dapat berbentuk pendampingan kegiatan belajar serta memberi perhatian dalam berbagai masalah yang berhubungan dengan prestasi belajar siswa. Hal ini akan memberi kesan bagi siswa bahwa mereka mendapat rasa empati yang cukup.

Hal ini menjadi faktor pendorong terjalinnya saling pengertian antara guru dan siswa menyangkut pentingnya pesan guru dalam memberikan nasehat dan pengarahan kepada siswa dan sebaliknya siswa secara timbal balik mampu menanggapi hal tersebut dengan baik tanpa merasa terpaksa.Bentuk dukungan yang diberikan berupa pemberian semangat melalui pesan-pesan yang disampaikan dengan cara memotivasi siswa untuk belajar lebih giat dalam meningkatkan prestasinya, disertai pula empati dimana guru ikut merasakan masalah yang dihadapinya siswanya, mengerti keinginannya dan begitupun sebaliknya siswa.

(http://selviemaya.wordpress.com/2012/05/31/efektivitas-komunikasi-antar-pribadi-dalam-meningkatkan-prestasi-belajar-siswa/)

( http://kodokoala.blogspot.com/2012/11/penjelasan-tentang-motivasi-teori-teori.html )

Sumber: http://kodokoala.blogspot.com/2012/11/penjelasan-tentang-motivasi-teori-teori.html#ixzz2DaA50dhk

Sumber: http://kodokoala.blogspot.com/2012/11/penjelasan-tentang-motivasi-teori-teori.html#ixzz2DaA50dhk

Manajemen Umum *Softskill Tugas 3*

1. Pengorganisasian

-      Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah aktivitas menyusun dan membentukhubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujudsuatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telahditetapkan.

-      Teori Organisasi

1.     Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya :

(1) prinsip penetapan tujuan yang jelas

(2) prinsip kesatuan perintah

(3) prinsip keseimbangan

(4) prinsip pendistribusian pekerjaan

(5) prinsip rentangan pengawasan

(6) prinsip pelimpahan wawasan

(7) prinsip departementasi

(8) prinsip penetapan pegawai yang tepat

(9) prinsip koordinasi

(10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.

2.    Teori Birokrasi

Pada dasarya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut:

a. Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus

b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung.
c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.
d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal

e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada data peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas

3.    Teori Human Relations

Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

4.    Teori Organisasi perilaku

Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

5.    Teori Organisasi Proses

Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).

6.    Teori Organisasi Kepemimpinan

Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori organisasi yang berhubungan dengan masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas.

a. Teori Otokratis
b. Teori Demokrasi
c. Teori kebebasan (Teory laissez fairre)
d. Teori Patnernalisme
e. Teori Personal atau pribadi.
f. Teori Non-Personal

7.    Teori Organisasi Fungsi

Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).

8.    Teori Pengambilan Keputusan

Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.

9.    Teori Kontingensi (Teori Kepentingan)

Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.

2.  Struktur Organisasi

-      Pembagian Kerja

Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

A.   Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

B.    Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

C.    Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

D.   Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

E.    Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.

Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

A.   Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.

B.    Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.

C.    Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.

D.   Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.

-      Bentuk – Bentuk Organisasi

1. Organisasi Fungsional

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

2. Organisasi Fungsional dan Garis

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

3. Organisasi Komite

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.

4. Oganisasi Garis dan Staff

Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.

5. Organisasi Matrix

Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

3. Departementasi

-      Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan

-      Departementasi Devisional

Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. 

4. Organisasi Proyek dan Matriks

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran(hybrid design). Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikankebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkankekurangan-kekurangannya.

-      Struktur organisasi proyek

Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yangdiperlukan untuk mencapai tujuan khusus. Dimana seorang manajer proyek mempunyaiwewenang memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telahdiselesaikan, tim dibubarkan, dan para anggota tim kembali ke departemen-departemenfungsional asalnya, sampai ada proyek baru.

-      Struktur organisasi matriks

Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek. Dalamstruktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan-sehingga mereka berada dibawahdua wewenang

5. Koordinasi

-      Kebutuhan akan  koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Masalah-Masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

A.   Perbedaan Dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

B.    Perbedaan Dalam Organisasi Waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

C.    Perbedaan Dalam Orientasi Antar Pribadi

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar,sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

D.   Perbedaan Dalam Formalitas Struktur

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

-      Pendekatan - Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

a)    Mekanisme teknik manajemen dasar

1. Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

b)   Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

c)     Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

-      Mekanisme - Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

a)    Hirarki manajerial

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b)   Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

c)    Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi

-      Meningkatkan Koordinasi Potensial

Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan. Koordinasi potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara, vertical dan menyamping (horizontal):

1.Sistem informasi vertical. Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewwati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat  terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah di kembangkan  dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi  internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi  dan pengawasan.

2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal), melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan di buat pada tingkat hierarki di mna informasi yang di butuhkan ada. Ada beberapa  hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut:

a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

b. Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas antar departement sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

c. Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau manajer proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e.Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan  anggaran oleh satuan-satuan  yang di intergrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintergrasian yang di jelaskan pada diatas tiddak secara efektif  mengkoordinasikan tugas tertentu.

5. Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memeperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling kontruktif yang dapat di ambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

1.         Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan    memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas di peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2.         Penciptaaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Tehnik ini mengurangi kebutuhan    akan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan koordinasi. Kelompok tugas    yang dapat berdiri sendiri di serahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi    operasi (perusahaan).

Sumber (Referensi) :

http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/03/01/pedoman-dalam-pembagian-kerja/

http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/struktur-organisasi-pembagian-kerja-dan.html

http://ryudi.wordpress.com/2010/12/18/teori-teori-organisasi/

http://yunaynay.blogspot.com/2012/11/koordinasi-dalam-manajemen.html

http://princessclassy.blogspot.com/2010/01/departementasi.html

http://www.scribd.com/doc/37991312/Pengorganisasian-Dan-Struktur-Organisasi

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073204-kebutuhan-akan-koordinasi/#ixzz2C6w7yNRF

http://ais-zakiyudin.blogspot.com/2012/06/pendekatan-pencapaian-koordinasi.html

http://irsandyjuniarsa.blogspot.com/2010/12/pendekatan-yang-di-gunakan-untuk.html

http://azure.ngeblogs.com/2009/09/15/mekanisme-mekanisme-pengkoordinasian-dasar.azure

http://yunaynay.blogspot.com/2012/11/koordinasi-dalam-manajemen.html

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/struktur-organisasi-pembagian-kerja-dan.html